Intervju med Milla Jonsson - arbetsmiljöexpert

Vad säger egentligen lagen, vilket ansvar har arbetsgivarna för arbetsmiljön i hemmet?

Det är arbetsgivarens ansvar att undersöka och säkerställa att arbetstagaren inte far illa även om man jobbar hemifrån. Därmed är det inte sagt att arbetsgivaren har skyldighet att bygga om hemma eller skaffa nya möbler till den som arbetar hemma, men arbetsgivaren måste ändå trygga en bra arbetsmiljö.

Hur ska arbetsgivaren säkerställa att arbetstagaren inte far illa? Det blir ju särskilt svårt när man inte ses?

Arbetsgivaren, i praktiken oftast den närmaste chefen, måste då ställa rätt frågor till medarbetaren. Hur har du det och hur mår du? Det ger svar på mycket, förutsatt att arbetstagaren är öppen och ärlig.

Vilken typ av åtgärder kan arbetsgivaren vidta?

Det kan handla om att bidra till bättre ergonomi genom kontorsmöbler. Antingen att arbetsgivaren köper en stol som arbetsgivaren får ha hemma eller kanske flyttar en stol från kontoret under en tid. Men det kan också handla om att uppmuntra till pauser och fysisk rörelse. Både arbetsgivarna och arbetstagarna har olika förutsättningar, men hur man än gör så har man som arbetsgivare alltid ett ansvar för arbetstagarnas välmående. Det är därför dialogen är så viktig.

Vissa arbetstagare kanske har trångt hemma, kanske inte ens har ett skrivbord, eller har under pandemin behövt stänga in sig i de mest konstiga utrymmen för att få sitta avskilt till exempel under möten. Då kanske inte det inte är lämpligt att flytta dit kontorsmöbler utan det kan vara bättre att arbetsgivaren ser till att arbetstagaren inte arbetar för långa pass, tar pauser och rör på sig. I andra fall kanske just en ny kontorsstol är det som behövs. Oavsett så är arbetsgivaren skyldig att lösa detta på bästa sätt så det är jätteviktigt att arbetsgivaren hör sig för om varje enskild arbetstagares förutsättningar.

 

Vad kan arbetsgivare mer göra?

Om det inte redan finns rekommenderar jag arbetsgivare att ta fram en policy för distansarbete, även om det är temporärt under pandemin. Den sätter upp ramarna för arbetstider, närvaro, avstämningar, leveranser med mera.

Arbetsgivarna bör också vara mer observanta på det psykosociala välbefinnandet hos sina medarbetare. Den traditionella ergonomirundan ska inte bara vara fysisk utan också psykisk. Det fysiska och psykiska hänger nära ihop. Om jag sitter bekvämt och inte får ont mår jag bättre psykiskt, och likaså kan det bidra till mitt välbefinnande att min chef frågar hur jag har det och är uppmärksam. Arbetsgivaren behöver ha en holistisk syn på arbetsmiljön och se till både ergonomi och psykiskt välbefinnande.

Vilket ansvar för arbetsmiljön har arbetstagarna?

Ledarskapet bygger på att jag som chef ska se till att arbetstagaren har vad hen behöver, och göra riskbedömningar löpande och inför förändringar. Men arbetstagaren måste också berätta hur läget är och om hen behöver något för att må bra. Så arbetsmiljön är ett gemensamt ansvar. Båda parter måste känna tillit, vara ärliga och öppna.

Är det en bra idé att arbetsgivaren stöttar arbetstagaren genom kontorsmöbler till medarbetarens hemmakontor?

Som arbetsgivare bör man räkna på vad det kostar att investera i möbler för hemmakontoret och jämföra det med vad det kan kosta om någon blir långvarigt sjuk, eller kanske får sänkt produktivitet på grund av värk och ohälsa. Som jag ser det tar smarta företag in arbetsmiljöarbetet i det strategiska arbetet och räknar på det som man räknar på andra kostnader, och vad det kan spara.

 

Vad är viktigast när det gäller arbetsmiljön vid distansarbete?

För det första att förmedla kunskap till arbetstagarna kring det egna ansvaret, vikten av att våga vara öppen, berätta hur man har det och hur man mår. För det andra att utbilda cheferna så att de ställer rätt frågor för att förstå hur medarbetarna verkligen mår, både fysiskt och psykiskt, och för det tredje att uppmuntra till fysisk aktivitet, i pauser men också till exempel genom walk-and-talk-möten.

Vilka är dina råd för att stärka medarbetarnas psykiska hälsa när man inte ses?

Att ha en holisitsik syn på bra arbetsmiljö – se hela människan – och att våga ha möten där vi inte har så mycket på agendan utan kan prata om det vi vill eller har behov av. Det är viktigt att hitta sätt att bygga förtroende och relationer när man inte ses, att få med alla i gruppen. Var kreativ, boka till exempel digitala luncher bara för att äta och prata.

Hur ser du på framtiden när det gäller arbetsmiljöfrågor kopplat till distansarbete?

Distansarbetet lär fortsätta även efter pandemin och då blir det ännu viktigare att ha policys och rutiner på plats som hjälper arbetsgivaren säkerställa att arbetstagaren mår bra.
Det är aldrig för sent, man kan bara göra bättre, och vi kommer troligen få se effekterna av det vi varit med om när vi kommer tillbaka och samhället återkommer till det normala. Den fysiska arbetsmiljön kommer att vara jätteviktig och vi kommer behöva hitta varianter där som passar för alla

1)  Se till att ha tydliga policys kring distansarbete och en checklista med frågor kring den fysiska och psykiska arbetsmiljön. Vilken utrustning behöver du, och hur mår du?

2)  Kom ihåg att det är arbetsgivarens ansvar att tala med arbetstagaren. Se till att ha regelbundna avstämningsmöten där ni ser varandra, både i grupp och individuellt. Detta är a och o.

3)  Se till att arbetstagaren förstår att en förutsättning för att få till en bra arbetsmiljö är att arbetstagaren berättar hur man mår och hur man har det.

4)  Riskminimera genom att prata med de anställda om vikten av bra ergonomi, fysisk rörelse, pauser och om risken för värk i rygg, nacke, axlar, huvudvärk osv om det inte tas på allvar.