Vad händer nu med vår arbetsplats?

Text av Flokk Future Lab, Ola Tjade, 5 juli 2021

Efter ett år med annorlunda arbetssätt har det skapats nya krav och förväntningar på hur arbetet egentligen borde se ut. Det har börjat växa fram ett nytt ekosystem på arbetsplatsen. Även om lösningarna kommer se olika ut och ett antal företag kanske återgår till arbetsmönster som rådde före Covid-19, tror vi att ett betydande antal arbetsplatser kommer att förändras från allt-i-ett-arbetslokalen till olika alternativ på arbetsställen som är mer ändamålsenliga. Bland annat ett uppgraderat hemmakontor, lokala mötesplatser samt huvudkontor som blir mer av ”upplevelsekontor”.

Så vilka åtgärder behöver arbetsgivaren vidta för att anpassa sig till medarbetarnas förväntningar efter pandemin, och skapa ett mer effektivt ekosystem för arbetsplatsen?

 

Whitepaper – Tillbaka på post-pandemikontoret: använd den nya arbetsplatsens ekosystem

Distansarbetets långsiktiga inverkan

Vi kan rimligtvis anta att ökat distansarbete kommer att vara en av de tydligaste effekterna av Covid-19. Både anställda och arbetsgivare kan med stöd av statistiken konstatera att arbete som utförs på distans ger en rad positiva effekter. Först och främst erbjuder det bekvämlighet för medarbetaren, som med rätt utrustning får en fristad för produktivt individuellt arbete. I vissa företagskulturer ger hemarbete en viss grad av autonomi jämfört med i en hektisk kontorsmiljö. För att distansarbete ska förbli en viktig del av arbetsplatsens ekosystem måste företagen emellertid erbjuda ett mer strukturerat arbetssätt – inte bara för att bibehålla hög produktivitet utan även för att säkerställa medarbetarnas hälsa och välbefinnande.

Även före pandemin hade relativt få arbetsgivare utarbetat en särskild policy för distansarbete, och de flesta har ännu inte hunnit i kapp. Medan hemarbete möjliggjort hantering av tuffa arbetsvillkor (särskilt när det gäller balans i livet), tvingas många företag nu medge att arbete som uteslutande utförs på distans inte är ett hållbart arbetssätt på lång sikt.

För att se till att de som kommer att arbeta hemifrån har arbetsmiljömässiga förutsättningar för det behöver vi genomföra några förändringar. Det krävs egentligen ganska enkla åtgärder för att hemmakontoret ska fungera. De arbetsuppgifter som utförs i hemmet handlar om självständigt arbete parat med effektiv kommunikation med kollegor, kunder och samarbetspartners genom digitala verktyg.

Rent konkret förutsätter detta en standardiserad riskbedömning av arbetsplatsen för att säkerställa lämpliga sittplatser, arbetsytor och datorutrustning, samt en robust digital verktygslåda som passar de specifika uppgifter som krävs. Och om en del av hemmet ska reserveras för arbete, bör möbler och utrustning anpassas till hemmets estetik.

Enligt en större undersökning har endast 43% av målgruppen ett eget hemmakontor, medan 27% inte använder någon särskild del av hemmet. De kontorsmöbler vi använder hemma bör kunna smälta in i omgivningen och tonas ned visuellt genom smarta inredningsdetaljer. För att behålla hemkänslan kan man exempelvis mjuka upp de nödvändiga praktiska funktionerna hos kontorsmöbler med färgglada och mjuka tyger, och på så vis inte göra avkall på vare sig estetik eller ergonomi.

Läs mer - Vad har vi lärt oss efter ett års hemarbete?

 

Tillbaka till kontoret

Hemmakontoret är här för att stanna, och dess roll blir en del av ekosystemet. För att optimera de olika alternativ som finns för arbete behöver vi anpassa arbetsytorna för att rymma nya arbetsmönster. Arbetsgivare gör klokt i att anpassa arbetsplatsen för uppgifter och aktiviteter som inte kan utföras hemma. Vinnarna blir de företag som formar sina egna arbetsytor så att den också gynnar företagskulturen, förbättrar teamets sammanhållning och erbjuder den fysiska mötesplatser som saknas när folk arbetar på distans.

Med minskad daglig beläggning kan personliga skrivbord ersättas av färre arbetsstationer med allmänna sittplatser, vilket skapar utrymme som omvandlas till projektrum, konferenslokaler, sociala ytor och andra alternativ för fysiska möten. Självklart måste digitala verktyg finnas för smidigt samarbete med de som arbetar hemifrån.

När vi utformar dessa arbetsytor blir flexibiliteten helt avgörande. Samma yta kommer nämligen att utnyttjas av olika team under olika dagar, med egna krav för att arbetet ska vara produktivt. Det finns ytterligare skäl till att flexibilitet är viktigt, så som förändringar i gruppstorlek, viktiga evenemang, eller beredskap för tillfällen då alla måste vara på plats. Rumsavdelare och hängande ljudisolerande paneler kan skapa en känsla av rymd utan permanenta väggar. Det är också praktiskt med skrivbord och sittplatser som enkelt kan flyttas, justeras och anpassas till människors olika fysiska förutsättningar.

 

 

Det handlar inte bara om att utforma rumsytan. Det krävs rätt utbildning och planeringsarbete för att anpassa kontorsytan till en optimal arbetsmiljö, och minimera risken att medarbetare letar upp sina gamla skrivbord och slår upp läger. Och utan personliga skrivbord för sina anställda måste företagen hitta på nya och kreativa sätt att designa arbetsytorna så att alla känner tillhörighet. Vilket du kan läsa mer om här. 

Naturligtvis skiljer sig behoven åt beroende på företag. Det finns arbetsgivare som av en eller annan anledning funnit att distansarbete inte fungerar för verksamheten. De kommer sannolikt att gå tillbaka till ett arbetssätt som liknar det tidigare. Men de flesta kommer hamna någonstans på skalan däremellan.

Artikel: Hur vill folk arbeta? Läs mer här.

En mellanväg

Det stora paradigmskiftet och föränderligheten när det gäller arbetsmetoder kommer att bidra till ett tredje ekosystem för fler och fler arbetsplatser – en hub. Vi har sett en anmärkningsvärd ökning av samarbetskontor under de senaste två decennierna, något som blivit en del av basutbudet för många företag. Det finns otaliga skäl bakom denna utveckling.

Medarbetare som skyr en återgång till pendling. Nyanställda distansarbetare som bor för långt från huvudkontoret. Människor som saknar det sociala inslaget på arbetsplatsen, men ändå vill behålla en viss grad av självständighet och föredrar en hubb med likasinnade kollegor. Distansarbetare som ibland behöver specialutrustning. Eller företag som vill byta sina permanenta kontorslokaler mot kortare hyresavtal runt om i världen för att ha beredskap inför tillväxt och nedskärningar, och bli en attraktiv arbetsgivare för rekrytering av internationella talanger.

Oavsett anledning kommer dessa hubbar inte längre utgöras av en samling start-ups. Det blir i stället en arbetsmiljö för en mängd olika företagstyper och anställda som har huvudkontor på andra ställen och distansarbetande kollegor. I förlängningen betyder detta att hubbarna måste anpassas för att kunna tillgodose människors förändrade behov, i synnerhet när det gäller digitala verktyg för samarbete med kollegor på andra platser.

Det framtida ekosystemet för arbetsplatsen

Det är uppenbart att kontorslandskapet står vid en övergångspunkt, och i liksom tidigare övergångar har det tagit en stor global händelse att vara katalysatorn för en sådan förändring. Det är ingen tillfällighet att stora omprövningar av kontoret tidigare som aktivitetsbaserade kontor, Taylorist-kontoret och Burolandsschaft kom efter betydande historiska händelser som internets födelse och andra världskriget. Och liksom dessa tidigare övergångar handlar anpassning inte bara om att låta det ske. Företag måste vara proaktiva när det gäller att identifiera sina anställdas önskemål, behov och önskemål och skapa rätt ekosystem för att de ska trivas, förbättra sitt välbefinnande och därmed förbättra produktiviteten i kunskapsarbetarens efter covid-19.

Återgå till kontoret efter COVID-19: Utnyttja det nya ekosystemet för arbetsytan

Hur kommer företag och organisationer att påverkas av den förändrade arbetsplatsdynamiken som pandemin medför? Och vilka åtgärder kan de vidta för att framgångsrikt övergå till nästa ekosystem på arbetsplatsen? Ladda ner vårt whitepaper för att höra vår tankar kring dessa viktiga frågor som företag runt om i världen står inför. 

Klicka här för att ladda ner