À l’heure où les espaces de travail personnels sont questionnés, des solutions sont étudiées pour que chaque collaborateur conserve une expérience positive de son lieu de travail.

En 2020, le passage obligé au travail à distance a contraint les entreprises à adapter rapidement les conditions et espaces de travail pour leurs collaborateurs. Les effets de la vaccination contre la covid-19 semblent positifs et le retour au bureau se fait progressivement. Toutefois, la situation de l’année dernière a fait interroger de nombreuses entreprises sur le rôle que peut jouer l’espace de travail : être un lieu physique tout en offrant une expérience optimisée aux employés.

Chaque jour de nouvelles études montrent que le travail à distance risque de s’installer pour beaucoup de salariés quelques jours par semaine. En conséquence, il devient inutile et coûteux pour les entreprises de conserver un espace de travail pour chaque salarié. Ce modèle d’espace partagé, ou plus récemment d’espace organisé par activité, n’est pas nouveau mais il a fallu du temps pour convaincre les salariés qui restaient attachés à l’idée d’avoir leur espace bureau personnel.

Avec des collaborateurs qui travaillent à distance une partie du temps, l’acceptation d’espaces bureaux plus mobiles et non assignés devient plus facile. Sachant qu’ils souhaitent garder un lien personnalisé avec leur environnement de travail, les entreprises doivent imaginer de nouvelles idées pour concevoir des espaces de travail où les employés se sentent « chez eux ». Voici quelques idées pour le faire.

Avoir un bureau personnel n’est pas la seule solution pour que quelqu’un se sente chez lui dans l’entreprise. Désignez des zones spécifiques par équipe et concevez-les en fonction de leurs activités. Si une équipe travaille beaucoup en collaboratif, mettez une salle de réunion. Une autre option est de mettre des tableaux blancs ou des surfaces effaçables, ou un espace supplémentaire pour un projet précis. L’idée est de créer des espaces personnalisés à leurs besoins. Puis ajoutez des accessoires qui feront la différence : des tableaux pour épingler des photos, accrocher des documents ou toutes autres images choisies par l’équipe. Chacun se sentira ainsi chez lui, peu importe où il s’assoit.

Lé clé est de promouvoir une nouvelle façon de penser, passer de « mon espace » à « notre espace » de travail.

Une chose que l’année 2020 nous a appris, c’est qu’il faut savoir être flexible pour pouvoir « survivre » ! En utilisant du mobilier et des aménagements de bureau modulaires, vous permettez à vos équipes de s’agrandir, de se réduire, et d’évoluer selon les besoins. Cela permet aussi de passer de bureaux individuels à des espaces ouverts ou collaboratifs sans problème.

L'un des outils les plus utilisés par les employés à leur bureau c’est leur siège, et il peut être décourageant de devoir sans cesse l’ajuster après que quelqu’un d’autre l’ait utilisé, spécialement si les réglages sont compliqués ou difficiles d’accès. Des sièges intégrant des réglages intuitifs et simples, tout en offrant le même niveau de confort, aident les collaborateurs à se sentir bien.

Choisir un mobilier personnalisable vous permettra aussi de créer des zones avec des sièges de différentes couleurs, et de permettre aux personnes partageant le même espace de choisir la couleur ou le revêtement de leur siège.

Quand vous concevez vos zones de travail, assurez-vous que les équipements importants comme les imprimantes, les toilettes, les espaces café sont facilement accessibles. Placer les équipes loin de ces espaces peut les amener à se sentir isolées ou « mises au placard ».

Avoir des espaces communs à chaque étage permet de créer des zones de rencontres qui encouragent la collaboration et les échanges entre les équipes.

Lorsque les collaborateurs passent fréquemment de leur domicile au bureau, leur permettre d’utiliser le même ordinateur, où qu’ils soient, est bien plus confortable et productif.

Remplacez les ordinateurs de bureau par des supports de portables, ou des moniteurs fixes faciles à connecter dans chaque espace de travail, pour permettre aux personnes de s’asseoir et de se brancher rapidement. Heureusement, de nombreuses organisations se sont converties aux ordinateurs portables l’an dernier, avec un coût moins important que prévu.

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